En-têtes et lignes de facture : construire le bon tableau

Une facture lisible peut produire un tableau inadapté. Une ligne contenant seulement le fournisseur, le numéro de facture et le total répond à un suivi de documents. Elle ne permet pas de savoir quels articles ont été achetés, en quelles quantités et à quel prix.

Avant l’export, décidez ce que représente une ligne du tableur. Pour une analyse d’achats, il s’agit généralement d’un article ou d’une prestation facturée. Cette décision détermine les colonnes et les contrôles.

Séparer le document de ses articles

Le numéro, le fournisseur et la devise concernent le document. La description, la référence article, la quantité, l’unité et le montant concernent une ligne précise. Ces niveaux doivent rester identifiables, même lorsqu’ils figurent dans le même tableau.

Dans l’exemple synthétique suivant, le numéro de facture est répété volontairement. Après un tri par description ou la copie de quelques lignes dans un autre classeur, leur origine reste connue.

Les nombres sont inventés. Les étiquettes bénéficient d’une remise de ligne de 10 % : 54,00 moins 5,40 donne 48,60. La quantité de livraison n’est pas imprimée dans ce scénario. La remplacer par 1 présenterait une hypothèse comme une donnée extraite.

Garder les colonnes utiles à la relecture

Ajoutez un identifiant du document source et la page PDF. Conservez les références article comme texte lorsqu’elles comportent des zéros initiaux. Gardez l’unité d’origine : un carton n’est pas une pièce si son contenu est inconnu.

Une colonne de contrôle peut distinguer valeur imprimée, valeur absente et valeur à vérifier. Une explication courte est plus utile qu’un pourcentage de confiance sans méthode. L’organisation des colonnes ne rend pas la facture conforme à une norme.

Comparer les bons totaux

La somme des montants HT de ligne n’est pas nécessairement le montant à payer. Remise globale, frais, taxe, acompte et arrondi peuvent se situer au niveau du document. Le vocabulaire Peppol aide à distinguer ces notions, sans certifier le résultat d’une extraction PDF.

Placez les totaux dans un récapitulatif distinct. Si le total de facture est répété sur chaque article puis additionné, l’analyse sera fausse. Un total concordant ne prouve pas non plus que les descriptions, unités ou références sont exactes.

Relire avant l’analyse

Examinez la première et la dernière ligne, puis chaque changement de page. Vérifiez les quantités absentes, remises et montants négatifs. Un en-tête répété ou un sous-total ne doit pas devenir un achat supplémentaire. Les avoirs doivent rester distinguables des achats.

Si un export fournisseur contient déjà ces informations, utilisez cette source. Reconstituer un tableau par OCR n’a pas d’intérêt lorsque des données plus fiables sont disponibles.

Voir l’exemple synthétique pour examiner les notes et colonnes source. InvoiceLineLab est en préparation et ne reçoit pas vos factures. Le guide sur les descriptions réparties sur plusieurs lignes traite le problème suivant.